Dix modules, de la compréhension de la crise au RETEX, et un exercice fil rouge tout au long de la journée.
- Distinguer incident, situation dégradée, situation exceptionnelle et crise
- Comprendre qu’une crise est davantage qu’un événement grave : elle déstabilise les repères et les capacités ordinaires de l’organisation
- Découvrir les notions d’incertitude, de complexité, de cinétique et de surprise
- Comprendre pourquoi plusieurs événements mineurs peuvent, par leurs interactions, produire une situation majeure
- Identifier ce qui différencie une situation compliquée d’une situation complexe
- Identifier les caractéristiques qui exposent particulièrement notre secteur aux situations dégradées : temporalités courtes, concentration de publics, coactivité, installations temporaires, prestataires multiples, dépendances techniques et logistiques
- Comprendre les interdépendances entre l’artistique, la technique, la production, l’exploitation, la sécurité, la sûreté, les secours et la communication
- Comprendre pourquoi l’expérience du terrain et la capacité d’adaptation constituent à la fois une force et, lorsqu’elles ne sont pas structurées collectivement, une possible vulnérabilité
- Distinguer conformité réglementaire et préparation réelle de l’organisation
- Comprendre les notions de risque, menace et vulnérabilité
- Découvrir le principe d’une cartographie des risques et des menaces
- Identifier les principales familles applicables au spectacle et à l’événementiel
- Aborder notamment les risques liés à la gestion de foules, à la météo, à l’énergie, aux installations, à la santé, à la sûreté, au cyber, aux transports, aux fournisseurs, aux ressources humaines, à la réputation et à la continuité d’activité
- Comprendre l’intérêt d’identifier également les parties prenantes
- Identifier les obligations et responsabilités applicables
- Comprendre la prévention : agir pour empêcher ou réduire la probabilité d’un événement indésirable
- Comprendre la prévision : préparer les réponses Humaines, Organisationnelles et Techniques (H.O.T.) si l’événement survient
- Identifier les « frottements » entre ce qui avait été prévu et la réalité de l’exploitation
- Comprendre la notion de Surprise : préparer l’organisation à continuer de comprendre et agir lorsque le scénario réel ne correspond plus au scénario anticipé
- Découvrir le RETEX comme dernière étape du chemin critique
- Distinguer donnée, information, renseignement et connaissance
- Comprendre l’importance de la remontée d’information depuis le terrain
- Identifier ce qu’est un signal faible ou précurseur
- Apprendre à questionner la fiabilité d’une information
- Distinguer ce que l’on sait, ce que l’on croit savoir, ce que l’on ignore et ce qu’il faut vérifier
- Comprendre pourquoi la surcharge informationnelle peut être aussi problématique que l’absence d’information
- Appréhender les premiers principes d’une conscience partagée de la situation
- Comprendre pourquoi une situation de crise dégrade les conditions habituelles de décision
- Identifier les effets possibles du stress, de l’urgence, de la fatigue et des émotions
- Découvrir la notion de biais cognitif
- Comprendre pourquoi attendre une information parfaite peut devenir un risque
- Apprendre à rechercher les informations réellement utiles à la décision
- Découvrir quelques routines simples permettant de préserver la lucidité individuelle et collective
Découverte des trois niveaux d’organisation proposés par Moë-Kan :
- NIV0, fonctionnement nominal : l’organisation habituelle absorbe les incidents et écarts courants
- NIV1, situation dégradée ou exceptionnelle : l’incertitude augmente et nécessite une coordination renforcée ainsi que des arbitrages transversaux
- NIV2, situation majeure ou crise : les capacités ordinaires sont dépassées et une organisation spécifique doit être mobilisée, en articulation notamment avec les autorités et services de secours
Cette séquence permet également de découvrir les fonctions respectives d’une Cellule de DECISION et d’une CENTRALE de Coordination des Opérations.
- Comprendre que la communication se prépare avant la crise
- Identifier les principaux destinataires : équipes, publics, partenaires, autorités, prestataires, médias
- Comprendre l’importance de la cohérence entre décision, action et communication
- Apprendre à privilégier une information factuelle, claire, courte et adaptée au destinataire
- Comprendre les risques du silence, de la précipitation et de l’information non vérifiée
- Découvrir les principes élémentaires de communication lorsque l’organisation ne dispose pas encore de toutes les réponses
- Comprendre l’intérêt des exercices
- Découvrir différents formats : exercice d’alerte, évacuation, mise à l’abri, perte des communications, indisponibilité d’un décideur, informations contradictoires, arrêt d’un spectacle ou SHOWSTOP
- Comprendre que l’exercice permet de révéler les « frottements » avant qu’ils ne deviennent des ruptures
- Identifier l’intérêt de tester aussi bien les personnes que les procédures et les outils
- Comprendre la finalité d’un retour d’expérience
- Identifier les faits, décisions, actions, effets, réussites et difficultés
- Distinguer recherche des causes et recherche d’un responsable
- Transformer l’expérience en actions d’amélioration
- Comprendre le RETEX comme un outil de professionnalisation et d’apprentissage collectif
Tout au long de la journée, une situation fictive issue du spectacle vivant ou de l’événementiel évolue progressivement. Les participants reçoivent successivement des informations susceptibles de modifier leur compréhension :
- Évolution météorologique, incident technique, changement dans les flux du public
- Information terrain, publication sur les réseaux sociaux, indisponibilité d’une ressource
- À plusieurs moments, trois questions : que savons-nous réellement ? que devons-nous vérifier ? que ferions-nous maintenant ?
L’objectif n’est pas de transformer cette journée d’acculturation en exercice complet de cellule de crise, mais de faire ressentir concrètement le passage de l’information à la compréhension, puis de la compréhension à la décision.
